Procesy a dokumenty v podniku
rezerva současných informačních systémů

PDF ke stažení

  

Klíčová slova: Workflow, workgroup, DMS, dokument management, řízení procesů, ISO

1. Úvod

Dokument management systém (zkrácené DMS) a zpracování procesů pomocí workflow/workgroup je stále ještě poněkud opomíjené téma v informačních systémech. V následujícím textu bychom rádi představily tyto technologie z pohledu praktických zkušeností společnosti, která se vývojem i implementací těchto technologií zabývá již 10 let. 

2. Výchozí situace

Firmy i organizace na celém světě investovaly a stále investují mnoho peněz i úsilí do informačních technologií (dále IT). Instalovaný hardware, software i zkušenosti pracovníků získané řešeními IT se staly jedním z klíčových faktorů konkurenceschopnosti, produktivity práce a tím bonity i prosperity firmy. IT jsou strategickou zbraní konkurenční výhody, zvyšování obratu i zisku atd. Hlavním cílem IT dnes není zajistit masivní nasazení technologií, tato fáze již v různých zemích v různém časovém období proběhla. U nás to bylo cca v polovině devadesátých let a také v souvislosti s obávaným rokem 2000. Dnešní rozvoje IT je jiný. Je to snaha zrychlit proces získávání informací, zefektivnit řízení a odstranit rutinní, ubíjející činnosti ve prospěch kreativity. Přitom se tento trend samozřejmě netýká jen firem podnikajících v komerční praxi ale i neziskových organizací, institucí a úřadů. 

 

	Sekretářka	Referent	Manager
Tvorba a zpracování dokumentů	68 %	46 %	20 %
Čtení nebo hledání dokumentů	6 %	35%	19%
Celkem práce s dokumenty	74 %	81 %	39 %
Ostatní činnosti	26 %	19 %	61 %

Zdroj: Witrtschaftswoche, special supplement 1

Tab. č. 1.  Podíl zpracování dokumentů na celkovém časovém vytížení

 

V denní praxi dochází k docela zajímavému paradoxu -  u ERP aplikací došlo nejen k nasazení příslušných systémů ale i k následné změně stylu práce a organizačním změnám, u kancelářských aplikací, v případě že jsou použity pouze individuální pracoviště vybavené příslušnými produkty uživatel pouze vyměnil tužku a papír resp. psací stroj za modernější nástroj. Veškerá další činnost s dokumentem (oběh, ukládání, následné hledání, rešerše apod.) ale probíhá stejně jako před lety – základem je fyzický papírový dokument uložený v pořadači a zaevidovaný v knize. Aby se tato situace změnila, je potřeba uvažovat o nasazení produktů, které patří do oblasti DMS a Workflow / Workgroup. Teprve pak je v informačním systému vytvořeno prostředí pro skutečně teamovou práci s dokumenty, existuje kontrola nad vyřizovanými záležitostmi atd. Nejedná se pochopitelně jen o samotné dokumenty protože v širším slova smyslu se jedná i o problematiku řízení samotných procesů jako takových. 

3.  Zpracování dokumentů

Slovo archiv vyvolává v řadě lidí představu zaprášené sklepní místnosti, kam se odkládá to, co už nebude nikdy k potřebě. Jenomže právě v uložených dokumentech se často ukrývá potenciál informací, které se nikde jinde neuchovávají. Podle odhadů se dokonce v nestrukturované podobě (tj. mimo databázové tabulky) nachází až 80% informací. To v kombinaci s výše uvedenou tabulkou o časovém vytížení při práci s dokumenty už jistě stojí za úvahu zabývat se digitalizací dokumentů vážně.

Pro mnoho firem a společností téma digitalizace dokumentů stále představuje oblast skrytou spíš pod dohady a otazníky. To často může být důvod proč se do vybudování úložiště dokumentů (vhodnější pojmenování než archiv) obávají pustit. Jaké mohou být nejčastější obavy nebo otazníky?

 

Otázka/obava	Odpověď
Když budeme skenovat dokumenty bude to zabírat strašně místa !	Není to pravda, dokument skenovaný černobíle v rozlišení 240 dpi, což je nejpoužívanější a plně dostačující formát zabere cca 70 ÷ 100 kB. To při velikostech nejběžnějších disků umožňuje uložení statisíců až miliónů dokumentů na nejmenších vyráběných discích !!
Skenování je pomalé	Není to pravda pokud je použit dokumentový skener
Dokumentové skenery jsou moc drahé	Není to pravda, v současné době už existují skenery s výkonností 25 str. / min. (takovýto výkon umožní běžně na pracovišti pořídit 500 ÷ 700 dokumentů denně) v cenách kolem 35.000 CZK
Hledání dokumentů je pomalé	Ano pokud jsou dokumenty uloženy jako samostatné soubory na disku ale při použití úložiště s indexním vyhledáváním je doba odezvy velice krátká
Zpracování skenovaných dokumentů je pracné	Nemusí být, existuje mnoho metod jak dokumenty indexovat a ukládat automaticky nebo poloautomaticky

Tab. č. 2. Nasazení DMS  - otázky a obavy

4. Zpracování procesů

Co je vlastně proces ? Proces je veškerá činnost ve firmě, která musí být organizována, řízena a kontrolována. Jedná se tedy nejen o oběh dokumentů, ale v širším slova smyslu i o oběh informací a vzájemné vazby, pravomoci vyřízení, termíny atd..  Jak se odlišuje procesní zpracování od běžné elektronické pošty nejlépe ukazuje následující obrázek:

 

Obr. č. 1.   Rozdíl mezi e-mailem a procesní komunikací

 

Předlohou pro filosofii procesu jsou řekněme virtuální desky, spis, do kterého se shromažďují všechny potřebné informace v podobě dokumentů, komentářů, termínů vyřízení atd. U procesů se setkáme s pojmy workflow a workgroup. Co je jejich obsahem naznačují následující obrázky:

 

 

Obr. č. 2.   Workgroup komunikace

 

 

Obr. č. 3.   Workflow komunikace

 

4.1. Procesy v praxi 

Praxe ukazuje, že procesy ve společnostech mají zpravidla charakter několika základních typů, které lze znázornit pomocí následující tabulky:

 

		Jednotlivý krok
		Strukturovaný	Proměnlivý
Proces	Strukturovaný	Typ 1 Workflow	Typ 2 Workflow s ad -hoc změnami
	Proměnlivý	Typ 3 Workgroup se standardizovanými elementy	Typ 4 Workgroup pracovní kroky i průběh je proměnlivý

Tab. č. 3.           Základní typy procesů

 

Typ 1 je „klasický“ workflow proces – vše je pevně dáno, jasná pravidla hry pro jednotlivé pracovní kroky, výjimky se nevyskytují.

Typ 2 je workflow proces, kdy může v určitém procentu případů nastat situace, která se ze žádné podstatného hlediska nedotkne průběhu workflow, ale která je potřebná (např. konzultace uživatele, který se standardně průběhu neúčastní, spuštění tzv. subworkflow pro specifickou úlohu apod.)

Typ 3 je proces ad-hoc, který využívá některé předdefinované postupy a který je alespoň částečně možný předdefinovat

Typ 4 je proces ad-hoc, kde je nutno vše definovat individuelně

V realitě se podle zkušeností nejčastěji vyskytují procesy typů 2 a 3. Typ 1 se může vyskytnout klidně jen třeba u 20 ÷ 30% procesů. Ale to neznamená nic negativního, protože jsou-li tyto procesy dobře popsány a implementovány, pak je efektivita vyřízení skutečně vysoká. Zvláště pro administrativní rutinní procesy je tento typ velmi typický a nasazení je účinné, rychlé a efektivní. Při analýze a implementaci je potřeba nesnažit se do workflow hned promítnout za každou cenu všechno, co se ve společnosti odehrává.  Některé procesy totiž takovém popisu budou vzdorovat  a nakonec by výsledkem mohlo být „zesložitění“ celé záležitosti.

5.         Propojení DMS a workflow s ERP systémem

V předchozích kapitolách jsme stručně nastínili možnosti využití systémů zpracování dokumentů a procesů. Takovýto systém ale nikdy nebude existovat osamoceně. A proto je potřeba uvažovat o možnosti jeho napojení na další infrastrukturu IS, nejčastěji na ERP systém. Pokud je totiž realizováno  takovéto napojení pak dostane celé řešení další nový rozměr. Jaké mohou být praktické aplikace si naznačíme na pár příkladech:

Automatizace procesu schvalování přijaté faktury, včetně jejího automatického zaúčtování v případě schválení, resp. zaslání zamítavého vyjádření odesílateli.

Upozornění na vystavení (resp. změnu) dokladu v účetnictví uživatel bude automaticky informováni např. o vystavení faktury přesahující určenou limitní částku atd. aniž by musel tuto informaci zjišťovat nebo ověřovat v účetnictví.

Řízení klíčových firemních procesů, např. typu „Poptávka-Nabídka-Zakázka“. V rámci těchto procesů dochází k řízené tvorbě dokumentů podle šablon, automatizovanému zakládání a úpravě dokladů a záznamů v ERP systému, hlídání veškerých termínů, archivaci dat atd.

Zabezpečení přístupu k citlivým firemním datům pomocí několika úrovní přístupových práv, kompletní přesunutí veškerých firemních dokumentů do zabezpečené databáze úložiště.

Automatické generování reportů. V nastaveném časovém intervalu má uživatel ve své schránce požadované reporty přímo z dat ERP systému resp. jsou reporty automaticky odeslány do úložiště. Data jsou přitom formátována podle zadání uživatele a poskytnuta ve známém a požadovaném formátu (např. PDF, Excel apod.)

Na následujícím obrázku je uvedeno schématicky jak může vypadat propojení ERP systému s prostředím pro správu procesů a dokumentů (M/TeamBridge).

Obr. č. 4.   Propojení ERP a DMS/Workflow

 

6.         Celkový přínos řešení

Implementace systému DMS a Wokrflow přinese společnosti významná zefektivnění, která pak následně mají i svůj organizační a ekonomický dopad. Za nejdůležitější přínosy můžeme považovat následující:

§  Integrace důležitých dat a činností do jednotného uživatelského prostředí è jednodušší práce pro uživatele i systémové správce

§  Zásadní zrychlení a zjednodušení procesů è okamžitý a celkový přehled pro management, operativní přehled o úkolech pro uživatele, dokonalý přehled o všech aktivitách a datech v reálném čase

§  Minimalizace chyb při zpracování úkolů a dokumentů è, snížení pracnosti, méně administrativy, optimalizace činností 

§  Rychlý přístup k dokumentům è efektivní využití informací obsažených v dokumentech, tj. nedatabázových zdrojích

§  Centrální zabezpečení a správa dat è snížení časových a finančních nároků na vyhledávání, zálohování a zabezpečení dat

§  Modulární a otevřené řešení è rychlá implementace, okamžité využívání investovaných prostředků při zachování schopnosti rozšiřitelnosti a  možnosti růstu spolu dynamickou společnosti

§  Vzdálené přístupy, řešení distribuovaných informací è zabezpečené zpřístupnění potřebných dat bez nutnosti zdlouhavého aktualizování lokálních pracovišť – data jsou k dispozici okamžitě a on-line.

§  Využití investované infrastruktury bez nutnosti nákupu dalších prostředků è nevznikají další náklady na infrastrukturu a přitom jsou stávající prostředky efektivně využity (servery, sítě, vzdálená připojení, Internet konektivita atd..)

Pro získání alespoň rámcové představy jsme si dovolili uvést jednoduché příklady, na kterých je uveden měřitelný přínos nasazení technologií Workflow a DMS:

Představme si, že nasazení workflow přinese denní průměrnou úsporu času 15 min. Při hodinových nákladech na pracoviště  250 CZK to je 62,5 CZK denně, tj. při 240 pracovních dnech za rok je to 15.000 CZK na jedno pracoviště. To při počtu 100  zaměstnanců představuje ročně sumu 1,5 mil. CZK.

 

Pořízení papírové kopie dokumentu na kopírovacím stroji nebo tisk na tiskárně představuje náklady cca 0,30 ÷ 0,80 CZK. Při uložení dokumentu v elektronické podobě jako skenovaný dokument je velikost dokumentu 150kB, což při nejmenší velikosti disku 20 GB umožňuje uložit cca 140.000 dokumentů při nákladech na uložení dokumentu 0,021 CZK. Rozdíl opět vynikne na větším objemu dokumentů, např. při zpracování 5 mil. jsou náklady (při 0,30 CZK /kopii ) na fyzické kopie dokumentů  1,5 mil. CZK, na elektronické 105 tis. CZK takže úspora představuje 1,4 mil CZK.

 

7. Závěr

Využití každé nové technologie znamená na počátku určitou investici a námahu. Pro zpracování dokumentů a procesů ale jasně hovoří fakt, že zavedení takového systému může přinést výsledky rychle a ani implementace nemusí být zdlouhavá a namáhavá. Proto těmto technologiím patří pozornost nejen jako něčemu novému nebo technicky zajímavému ale především jako velice zajímavému a serióznímu nástroji řízení společnosti a jako prostředku pro získání konkurenční výhody.

 

Seznam zkratek

 

Seznam použité literatury