ARCHIVACE DOKUMENTŮ

UNIFLOW

DMS – WORKFLOW

OCR ANALÝZA

ALL IN 

ARCHIVACE DOKUMENTŮ/DMS

Zkuste to s digitálním archivem a dejte dokumentům řád!

Dokument Management to je neustále získávání i poskyto­vání dokumentů. Procesy probíhají na mnoha stanicích, pod­klady putují z pracoviště na pracoviště, od uživatele k uživateli.

Za to, aby byli k dispozici pro ty kdo je potřebují, zodpovídá DMS.

Jedná se o centrální systém pro ukládání i poskytování dokumentů.

Uschovává všechny dokumenty a spolehlivě je následně poskytuje těm, kdo je potřebují.

Během zpracování dokumentů i po uložení zvládá DMS zpracování velkých množství doku­mentů a v případě potřeby je také rychle vyhledá a spolehlivě, bez omylů poskytne.

Dokumenty jsou ukládány a spravovány včetně verzí. DMS je schopen přebírat dokumenty přímo z různých aplikací nebo z jiných zdrojů, například ze skeneru, MS Office nebo externích aplikací např. ERP systémů apod.

Kombinací výkonného prohledávacího algoritmu, promyšle­né správy uživatelských přístupů, jednoduchého a intuitivního ovládání redukuje DMS čas potřebný k získání dané informace na minimum. Hledání je realizováno pomocí vyhledávacích masek (query), hledat lze přitom po­mocí fulltextu i klíčových slov.

DMS má velmi široké možnosti uplatnění, na několika příkladech můžeme znázornit jaké využití v praxi se nabízí:

• Zpracování denních dávek dokumentů ze skeneru - potvrzené a podepsané objednávky, dodací listy atd.
• Napojení na ERP systémy - archivace výstupních sestav, automatická archivace generovaných dokumentů
• Digitalizace papírových archivů -jednorázové nebo průběžné zpracování digitálního archivu
• Došlá / odesílaná pošta - skenování došlých dokumentů / archivace dokumentů odesílaných

DMS racionalizuje, zrychluje a automatizuje zacházení s velkým množstvím dokumentů nezávisle na platformě.

Díky 3 vrstvé architektuře se jedná o škálovatelné řešení. Zbaví Vás hromadících se dokumentů na Vašem stole a v kombinaci s Workflow Vám usnad­ní rutinní kancelářské záležitosti.

DMS umožňuje současné ukládání všech potřebných formátů dokumentů, tj. např. MS Office, .tif, a další grafické formáty bitmapové i vektorové, PDF, atd. Do archivu mohu být uloženy i multimediální objekty nebo zcela specifické formáty dat ze specializovaných aplikací.

Dokončené dokumenty jsou uloženy v archivu, živé doku­menty jsou spravovány ve sdílených složkách dokumentů, odkud mohou být kdykoli do archivu předány. Vše přitom podléhá zabezpečení dle uživatelských práv.

Řešení archivace papírových dokumentů pomocí scanneru je realizováno pomocí modulu SCAN. Umožňuje snadno a rychle zpracovat libovolné množství papírových dokumentů, a to z více scannerů najednou a na několika pracovištích současně.

Skenované dokumenty se totiž zpracovávají pomocí dávek, které jsou samostatně zpracovatelné. V těchto dávkách proběhne verifikace a indexace dokumentů a ty jsou potom uloženy do Dokument Serveru.

Aspekty je možno zadávat buď ručně nebo pomocí rozpoznání čárových kódů nebo pomocí OCR. SCAN spolupracuje s celou řadou dokumentových i běžných stolních skenerů, standardně je rozhraní kompatibilní se standardy TWAIN a ISIS.

Vytěžování textů pomocí čárových kódů nebo OCR

 

OCR Analýza - světová špička za české ceny

Professional/Corporate Edition je jedním z nejlepších OCR (Optical Character Recognition) nástrojů s možností konverze do PDF.

Díky tomuto nástroji, můžete snadno převádět naskenované dokumenty a fotografie z digitálního fotoaparátu do editovatelné elektronické podoby, ve které můžete snadno vyhledávat, lépe řečeno do textové podoby aniž byste museli něco přepisovat.

Aplikace nabízí integrované nástroje pro kontrolu pravopisu, rozeznání čárového kódu, rozdělení obrázků a rozpoznání vícejazyčného textu.

Program je excelentně přesný při rozpoznávání znaků společně s jednoduchým rozhraním a průvodcem se jedná o velmi populární nástroj.

Převedené dokumenty mohou být exportovány do formátu PDF, Word, HTML, CSV, DBF a několik dalších, případně mohou být získané informace odeslány emailem. Spolehlivě převede tabulky, text nebo obrázky. ABBYY FineReader zachovává původní vzhled stránky, včetně fontů. Rozpoznává češtinu, slovenštinu, angličtinu, ruštinu a dalších 179 jazyků. 

Program také podporuje ochranu dokumentů pomocí šifrování. Dovolí tak uživatelům operace jako tisk, editaci, extrahování obsahu apod.

Dále nabízí dvě rozpoznávací funkce, kde si lze vybrat mezi větší přesností a rychlostí.
Má také funkci, která dovolí definovat další vlastnosti dokumentu jako titul, autor, předmět a klíčová slova, a uložit tyto data do PDF, DOC / RTF, XLS, HTML, XML a LIT formátů. Tyto vlastnosti mohou být použité operačním systémem a jiným softwarem pro indexování a hledání uložených souborů.

 

ZPŮSOBY DIGITALIZACE

1. ZÁKLADNÍ

Po převodu do elektronické podoby se dokument ve vztahu k vyhledávání chová jako obrázek. Neobsahuje žádná slova a identifikace je možná pouze podle názvu souboru (onoho obrázku) a umístění ve struktuře. Nelze tedy vyhledávat podle textu, který dokument obsahuje, protože text v dokumentu není složen ze znaků písmen, ale pouze z jejich obrazů. Tento postup je vhodný pokud objem skenovaných dokumentů není příliš velký.

2. ROZŠÍŘENÁÍ

Pokud je vyžadováno pohodlnější vyhledávání, lze skenovaný dokument opatřit klíčovými slovy a vyhledávat pomocí nich a jejich kombinací. Například faktuře lze přiřadit slova, která určují zda je přijatá nebo vydaná, kdo ji schválil a její celkovou částku. Vyhledávat lze na základě kombinací těchto slov. Rovněž ale nelze vyhledávat na základě samotného obsahu dokumentu. 

3. OCR

Nejdokonalejší stupeň komplexní digitalizace je převedení skenovaného dokumentu do textové podoby. Moderní software OCR podle obrázku písmene rozpozná o jaké písmeno se jedná a dokáže tak celý dokument převést do textové podoby. Vyhledávat lze potom podle jakéhokoli slova obsaženého v dokumentu.

 

PROČ DIGITALIZACE

Budeme vycházet z faktů, že žádný archiv není dostatečně velký, že každý archiv je tak velký že je nepřehledný a že v každém archivu je to, co hledáme, ukryto na nejvyšší polici na dně největší krabice. Analogicky to platí i o šanonech s tím rozdílem, že hledaný dokument se v hledaném šanonu vůbec nevyskytuje (asi si ho někdo někdy vypůjčil a mezitím rozvázal pracovní poměr)... To je trochu přehnané, protože platná legislativa ruku v ruce se systémem kvality ISO takovéto zacházení s dokumenty neumožňuje, ale přece… 
 

DIGITALIZACE

Proces digitalizace se dá popsat jako komplexní převod papírových dokumentů (dokladů, výkresů, rukopisů, tabulek apod.) Do elektronické podoby. Po převodu do elektronické podoby je provedeno uložení těchto dokumentů na CD nebo DVD disky. Díky využití moderního software OCR je také možné tyto dokumenty zpracovat do textové podoby. Dokumenty mohou být také uloženy do elektronických archivů s následnou možností fulltextového vyhledávání.

Kompletní digitalizace se skládá z několika kroků:

1. PŘEPRAVA MATERIÁLŮ OD KLIENTŮ

je možno zajistit převoz materiálů, nebo lze doručit materiály přepravní službou (Českou poštou, DHL, apod.) 

2. PŘÍPRAVA DOKUMENTŮ DLE POŽADAVKŮ KLIENTA

rozčlenění podle kroků, typů dokumentů, požadované struktury uložení. 

3. SKENOVÁNÍ

sejmutí dokumentů na vysokorychlostním dokumentovém skeneru ve výstupním formátu

• JPEG
• TIFF
• PNG
• PDF 

4. ÚPRAVA NASKENOVANÝCH DOKUMENTŮ

pomocí software lze dokumenty vyrovnat a odstranit prázdné stránky. 

5. ANALÝZA A PŘEVOD OBRAZŮ DO TEXTOVÉ PODOBY

zajišťujeme analýzu a převod pomocí OCR programu dokumentů
do běžné textové podoby (DOC, RTF, apod.) 

6. ULOŽENÍ DOKUMENTŮ

zpracované dokumenty (obrazy nebo texty) jsou uloženy na média dle požadavku zákazníka. Nejvíce jsou požadovány CD a DVD disky. 

7. VYTVOŘENÍ ARCHÍVŮ

dle přání klienta lze vytvořit elektronické archivy s následnou možností fulltextového vyhledávání ve zpracovaných dokumentech.

Jsme také společností, která vám zajistí dodávku systému pro digitalizaci dokumentů na “klíč”, tedy dodání techniky, software a vyškolí vám pracovníky pro obsluhu

 

ARCHIVNICTVÍ

Elektronická data

Disponujeme datovými úložišti, na kterých Vám můžeme zabezpečeně uskladnit digitalizovaná data. K těmto datům Vám umožníme chráněný přístup on-line. Nabízíme volný datový prostor. Dále jsme připraveni vytvořit vaše firemní datová úložiště realizovaná na datových polích.

JEDNOTNÁ FIREMNÍ GRAFICKÁ KOMPOZICE DOKUMENTŮ
Nabízíme ucelenou řadu softwarových modulů obsahujících nástroje pro návrh, tvorbu, editaci, testování, produkci a distribuci všech typů dokumentů jako například faktur, účtů, výpisů a brožur, které vyhovují i těm nejvyšším nárokům na design, ergonomii a informační hodnotu.

 

Řešíme:

• Tisk variabilních dat (PPML & VPS)
• Tisk na vyžádání tzv. "Print on Demand
• Vysoko rychlostní digitální barevný tisk
• XML a podpora dynamických Web aplikací
• Customer Relation Management (CRM)
• Internet a Web
• Tisková řešení/archivační systémy

 

Hlavní výhody systému :

• Robustní podmínkový aparát WYSIWYG prostředí pro tvorbu a úpravu dokumentů s celobarevným obrázkovým zpracováním
• Dynamické zpracování obsahu a vzhledu dokumentů
• Datově řízená dynamická grafická analýza
• Plně automatické zpracování tiskových úloh Import RTF souborů s kombinovanými dynamickými daty
• Simultální výstup do více formátů
• Pararelní zpracování velkého objemu dat
• Automatické dělení a zpracování souborů
• Automatizovaný obsah s personifikovaným textem, dynamickými daty

SNÍŽENÍ NÁKLADŮ

tisků, kopírování, skenování a archivace dokumentů 

V dnešní době většina společností hledá cestu totální úspory finačních prostředků především v těchto oblastech:

• kopírování,
• centrálních a lokálních tisků,
• skenování dokumentů,
• archivace dokumentů,

Společnost BossCan ComPrint s.r.o. je připravena na základě zájmu klienta realizovat měsíční monitoring všech tiskových a reprografických zařízení s cílem přesné analýzy realizovaných objemů prací a vyčíslení přesných finačních nákladů na tuto činnost. Na základě konkrétní situace navrhneme projektové řešení s účinností technologické dostatečnosti minimálně 48 měsíců.

Náš projektový team je připraven poskytnout Vám úvodní konzultační činnost bezplatně!!

 

Nabízíme formou outsourcingu:

• Skenování dokumentů formátů A5 - A0
• Datové úložiště a archivační systém
• Tiskové a kopírovací služby  

Poskytujeme:

• Projektová řešení na základě kvalitní situační analýzy
• Poradenskou a konzultační činnost
• Školení, tréning, e-learning, content management system
• DMS, intranetová řešení, datová úložiště
• Web redakční systémy